Pourquoi tout le monde devrait avoir un plan de sauvegarde de mariage

Personne ne veut penser à des circonstances imprévues provoquant le hoquet pendant l’un des plus beaux jours de sa vie. Mais faites-nous confiance lorsque nous disons que nous savons très bien que des choses inattendues se produisent au milieu de la planification d’un mariage. Qu’il s’agisse d’un fournisseur qui annule à la dernière minute ou de la situation classique de pluie le jour de votre mariage, les choses ne se passent pas toujours comme vous le pensiez. Cela ne signifie pas pour autant que la journée ne sera pas aussi magique que vous l’espériez ! Cela nécessite simplement d’avoir un plan de sauvegarde de mariage solide en place pour s’assurer que tout se passe bien, peu importe ce que la vie vous réserve.

Beth Helmstetter de Événements de Beth Helmstetter souligne qu’à partir du moment où les couples commencent à envisager des lieux, ils devraient se poser des questions sur les options de plan de sauvegarde. « À chaque fois [a couple] visite un lieu, l’une des principales questions à se poser devrait être : « Quel est le plan de secours météo ? » Ceci quelle que soit la destination. J’ai connu la pluie dans les climats les plus secs et dans les périodes les plus improbables de l’année », explique-t-elle. En plus de la coordination immédiate avec un lieu, pour les couples travaillant avec un organisateur, discuter du plan de sauvegarde du mariage est l’une des premières choses qu’ils devraient aborder.

Qu’il s’agisse de discuter des options avec votre lieu de premier choix ou de tenir les fournisseurs informés, Helmstetter nous conseille sur la façon de créer un plan de sauvegarde fiable et pourquoi c’est important pour chaque couple pour en avoir un.

Posez les bonnes questions à votre coordinateur de site

La première étape pour faire un plan de sauvegarde implique votre site. Après tout, vous devez avoir une place pour tous vos invités, quelle que soit la situation ! Une fois que vous avez choisi un lieu, ou même si vous décidez entre quelques-uns, Helmstetter conseille aux couples de poser les questions suivantes à leur point de contact avant de signer tout contrat :

• Quel est le plan de sauvegarde météo du site ?
• Si le lieu dispose d’un plan de sauvegarde contre les intempéries, quel nombre d’invités ce plan de sauvegarde peut-il accueillir ?
• À quel moment, selon le lieu, le couple doit-il décider s’il va utiliser le plan de secours ? (C’est traditionnellement la veille de l’événement, mais chaque lieu est différent, explique Helmstetter.)

« Si le lieu ne propose pas de plan de secours, [couples] devraient demander à leur organisateur de mariage de fournir des options de sauvegarde, y compris les avantages et les inconvénients ainsi que les coûts prévus », dit-elle.« S’ils n’ont pas d’organisateur de mariage, ils peuvent demander au lieu des conseils sur ce qu’ils ont vu fait [in the past] pour tenir compte d’un plan de sauvegarde. » Pour faire court : votre plan de sauvegarde commence par votre lieu et votre planificateur, c’est donc par là que vous devez commencer.

Budget en conséquence pour le mauvais temps

Helmstetter souligne que si danser sous la pluie avec tous vos proches semble romantique, cela peut en fait être assez compliqué (c’est-à-dire que tout le monde voit ses belles tenues trempées, les musiciens doivent arrêter de jouer en raison de risques électriques et une bonne dose de chaos. « Pensez au plan météo dès le moment où vous regardez les sites », recommande-t-elle. « Connaissez vos options et mettez mentalement de côté un peu de budget au cas où il devrait être mis en œuvre. »

Helmstetter explique que de petits détails doivent également être pris en compte lors de l’élaboration de ce plan météo. « Cela pourrait être aussi simple que d’ajouter 200 bougies à l’intérieur à la dernière minute pour donner à votre cérémonie intérieure une lueur plus romantique, ou de mettre une tenue douce sur une tente avec un drapé léger au cas où. »

Communiquez avec vos fournisseurs

Certains vendeurs, explique Helmstetter, ne seront pas trop impactés par quelque chose comme la météo ou un changement de lieu. D’autres, comme un traiteur qui se préparait à servir le dîner à l’extérieur mais qui doit maintenant passer à l’intérieur, devront certainement faire partie de votre plan de secours dès le départ. « [Some vendors] doivent faire partie de la conversation afin qu’ils puissent s’assurer que leur nouvelle configuration est tout aussi efficace », déclare Helmstetter. « Quoi qu’il en soit, un message doit être envoyé aux fournisseurs dès que vous envisagez de mettre en œuvre un plan de sauvegarde.

Appuyez sur la fête de mariage pour aider à coordonner le jour de

Si vous vous rendez au grand jour et constatez que quelque chose se passe, qu’il s’agisse d’un orage ou d’une annulation de fournisseur, appuyez-vous sur votre fête de mariage pour vous aider à tout coordonner, surtout si vous n’avez pas de planificateur. Si vous avez un planificateur, il prendra probablement les rênes du plan de secours, mais si vous vous sentez stressé et sous pression pour, par exemple, faire entrer tous vos invités lorsque la pluie tombe, c’est le moment idéal. de s’appuyer sur vos proches pour obtenir du soutien et de l’aide à la coordination.